Porissa opetushallinnon digitalisaatio ei tarkoita vain yksittäisten sähköisten työkalujen käyttöönottoa. Kaupungissa on jo pitkään rakennettu oppilashallinnosta kokonaisuutta, jossa tieto kulkee, päätökset löytyvät yhdestä paikasta ja koulun arki helpottuu sekä henkilöstön että huoltajien näkökulmasta.
Porin kaupungin tietohallintoyksikön pääsuunnittelija Bettina Nirhamo katsoo oppimisen tuen uudistusta tietohallinnon näkökulmasta. Kun opettajilla muutos näkyy opetuksen arjessa, tietohallinnossa se tarkoittaa uusien arviointi- ja suunnitelmalomakepohjien sekä päätöspohjien käyttöönottoa, muokkaamista ja yhteensovittamista.
– Tavoitteena on, että hallinnon prosessit tukevat koulun arkea mahdollisimman sujuvasti. Oppilashallinnon digitalisoinnin suurimmat haasteet liittyvät ennen kaikkea toimintatapojen muuttamiseen, eivät teknologiaan, Nirhamo huomauttaa.
Wilma sujuvoittaa päätösten käsittelyä
Wilma on Porissa tietohallinnon ja opetustoimen yhteinen järjestelmäkokonaisuus. Kun oppilasta koskevat päätökset, pedagogiset asiakirjat, huoltajien asiointi ja tiedonkulku ovat samassa ympäristössä, koulujen henkilöstön ei tarvitse käyttää useita rinnakkaisia järjestelmiä. Samalla käsityön määrä vähenee ja tiedon laatu paranee.
Päätösten käsittelyä on keventänyt erityisesti sähköinen allekirjoitus. Wilmasta on valmiit rajapinnat Visma Sign -palveluun, joten asiakirjat voidaan lähettää allekirjoitettavaksi suoraan järjestelmästä. Sähköinen arkistointi ja allekirjoitus helpottavat myös koulusihteerien työtä. Nyt arkistoitavaksi määritellyt dokumentit voidaan siirtää sähköiseen arkistoon oppilaan tiedoista yhdellä valinnalla.
Nirhamon mukaan Visman vahvuus näkyy myös kehityskumppanuudessa. Porissa se on tarkoittanut asiakkaiden tarpeiden kuuntelemista kehitysryhmissä ja ratkaisujen kehittämistä muuttuvan arjen vaatimuksiin.
– Opetushallinnon digitalisaatio onnistuu parhaiten silloin, kun se nähdään toimintatapojen uudistamisena eikä pelkkänä järjestelmien käyttöönottona, painottaa Nirhamo.
